Muistatko vielä aikaa, kun tietoa säilytettiin lokerikoissa, korpuilla ja lerpuilla?

Miten tiedon säilyttäminen rakennusalalla on muuttunut 25 vuoden aikana? Entä miten SokoPro on muuttanut tekemistä? SokoPron parissa pitkään työskennellyt Janne Vänskä kertoo blogissaan siitä, miten korpuista ja lerpuista on siirrytty digiaikaan.

Aikaisemmin rakennuskuvat säilytettiin urakoittain lokerikoissa kopiolaitoksen seinällä. Kun rakennuskuviin tuli muutoksia, kuvat vietiin rullalla suunnittelutoimistoon suunnittelijan piirustuspöydälle. Tämän jälkeen kuvat noudettiin, kopioitiin ja jaeltiin eteenpäin.

Kopiolaitoksen lokerikko toimi pienimuotoisena manuaalisena projektipankkina, jossa kuvia säilytettiin urakkakohtaisissa lokeroissa. Tästä muutama hetki eteenpäin, siirryttiin tiedostoaikaan. Silloin tiedostoja säilytettiin korpuilla, lerpuilla ja koneella.

Nykyään tiedostot ovat koottuna projekteittain, Sokopro projektipankissa. Pankin ominaisuudet helpottavat suunnitelijoiden välistä kommunikaatiota, koska muutokset ovat heti kaikkien suunnittelijoiden nähtävillä. Automaattinen sähköposti ilmoittaa aina muutoksista ja kuvien lisäämisestä. Käyttäjä voi itse määritellä kansion, mistä ilmoitus tulee. Pankista löytyvät kaikki tapahtumat, tilaukset ja milloin on tehty mitäkin – projektin seuranta on todella helppoa!

Automaattinen kopiotilaus helpottaa huomattavasti suunnittelijoiden töitä

Automaattitilauksen tekee yleensä tilaaja, tämänkin palvelun voi tehdä yhdessä Granon asiantuntijan kanssa tai ostaa palveluna. Automaattinen tilaus tulee kopiolaitokselle silloin, kun kuvat on tallennettu projektipankkiin. Tilaus tulee automaattisesti tuotantoomme, jonka jälkeen toimitamme kuvat ensi tilassa työmaalle tai muille niitä tarvitseville. Lisänä tähän kaikkeen, projektipankkiin voi lisätä kameravalvonnat työmaille, pankin kautta voi seurata reaaliajassa mitä työmailla tapahtuu. Sokoprota voi käyttää myös mobiilisti.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu helpottaa rakennuttajia urakkalaskennan aikana

Laskentaan laittaminen on helppoa, sen voi joko tehdä itse tai yhdessä Granon asiantuntijan kanssa. Tarjouspyyntötyökalu säästää kopiokustannuksia, koska turhia paperikuvasarjoja ei tilata. Sokoprossa urakkakuvat säilytetään eri paikassa suunnittelijoiden kuvien kanssa, koska urakkalaskennan aikana kuvia ei saa muutella. Rakennuttaja määrittelee oikeudet niille käyttäjille, jotka voivat urakkalaskentamateriaaliin muutoksia tehdä. Yleensä oikeudet on ainoastaan rakennuttajalla, tällöin urakkalaskentamateriaali säilyy muuttumattomana koko laskennan ajan. Rakennuttajan on helppoa tehdä lisäkirjeet ja muutella urakka-aikoja. Tieto ja lisäkirjeen tiedostot menevät laskijoille yhdellä napin painalluksella.

Tarjouspyyntötyökalussa voi tehdä linkin, jonka voi kopioida mihin vain muuhun palveluun, tiedostokoko rajoituksia ei ole. Tarjouspyyntötyökalu on loistava apu työmailla. Mestarit voivat kilpailuttaa aliurakoitsijoita, jolloin rakennusliikkeen kopiokustannukset pienenevät huomattavasti. Aliurakoitsija voi halutessaan ladata tiedostot ja tilata paperikuvat suoraan tarjouspyynnön mukana tulevasta ”tilaa”-nappulasta. Tarjouspyyntötyökalun kautta on helppoa seurata, onko kiinnostuneita urakoitsijoita kohteessa tarpeeksi, tuleeko tarjouksia vai pitääkö laittaa uusi kyselykierros. Työmailla tämä on todella tärkeää, koska aikatauluissa tulee pysyä.

Tarjouspyyntötyökalu toimii myös aliurakoitsijan hankinnassa. Aliurakoitsijoiden yhteystiedot tallentuvat pankkiin jatkokäyttöä varten. Tiedostoista voi tehdä linkin ja liittää sen omaan järjestelmään tai sähköpostiin. Yhteen ja samaan pankkiin voi laittaa myös useampia eri kohteita. Rakennusliike pystyy hyödyntämään SokoPron tarjouspyyntötyökalua kilpailuttaessaan aliurakoitsjoita.

SokoPro on loistava apu myös kiinteistöjen ylläpidossa

Sokopro on loistava apuväline myös kiinteistöjen ylläpidossa ja asiakirjojen säilytyspaikkana. Kiinteistöpankin teko alkaa mappiarkiston läpikäynnillä ja kuvien digitoinnilla. Tämän jälkeen kuvat tallennetaan ja nimetään kohteittain Sokopron arkistopankkiin. Samassa pankissa voi olla useita kohteita ilman rajoituksia. Kaikkien kiinteistöjen kuvat, luvat ja paperit löytyvät samasta paikasta. Tämän jälkeen pankista on helppoa hyvien hakutoimintojen avulla löytää oikeat kuvat tai tarvittavat muut asiapaperit. Kiinteistönhoitajan on helppoa kysyä vaikka ”ikkuna-urakka tarjoukset” -tarjouspyyntötyökalulla. Lisäksi kiinteistöjen pienimuotoiset korjaustyöt on helppo aloittaa, kun kaikki tarvittava löytyy aina samasta paikasta.

Tiedon kehitys ja tietoturva on muuttunut 25 vuodessa paljon ja SokoPro on ollut mukana muutoksessa, kehittyen edelleen. SokoProlla on myös Nixun myöntämä tietoturva sertifikaatti. Tuotetta on kehitetty ja kehitetään edelleen yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoittajalla on yli 10 vuoden kokemus SokoPro tuotannon eri prosesseista ja hän on ollut mukana kehittämässä erilaisia sähköisiä palveluita. Kirjoittaja työskentelee tällä hetkellä SokoPro tuotekehitystiimissä ja myynnin teknisenä tukena.