Hvordan har informationslagring inden for byggebranchen forandret sig inden for de sidste 25 år? Og hvordan har SokoPro ændret den måde, ting gøres på? I sin blog taler Janne Vänskä, som har arbejdet med SokoPro gennem længere tid, om overgangen fra disketter til den digitale tidsalder.
Førhen blev byggetegninger, der var knyttet til konstruktionskontrakter, opbevaret i dueslag på væggene af en kopieringsfacilitet. Når tegningerne skulle justeres, blev de rullet op og taget hen til designkontoret, hvor de blev foldet ud på planlæggerens tegnebræt. Efter de nødvendige ændringer var blevet foretaget, blev tegningerne afhentet, kopieret og distribueret til de relevante projektparter.
Kopieringsfacilitetens dueslag fungerede som en slags lille manuel projektbank, hvor tegninger blev opbevaret i kontraktspecifikke afdelinger. Nogle få år senere begyndte man at opbevare planer som computerfiler på disketter og harddiske.
Nu til dags opbevares filer i projektspecifikke mapper i SokoPro-projektbanken. Projektbankens funktioner letter kommunikationen mellem planlæggere, da enhver ændring øjeblikkeligt bliver synlig for alle. Brugere modtagere også automatiske underretninger via e-mail om ændringer, og hver gang der tilføjes nye billeder. Brugere kan også definere hvilke mapper, de ønsker at modtage underretninger for. Projektbankerne fører også register over alle begivenheder, bestillinger og foranstaltninger, hvilket gør projektovervågning nemmere end nogensinde!
Automatisk kopieringsbestilling gør planlæggeres arbejdere betydeligt lettere
Automatiske bestillinger afgives normalt af kunden, og selv denne tjeneste kan udføres i samarbejde med en Grano-ekspert eller købes som en tjeneste. Der sendes en automatisk bestilling til koperingsfaciliteten, når tegninger uploades til projektbanken. Bestillingen indsendes automatisk til vores produktionsafdeling, hvorefter vi leverer tegningerne til byggepladsen eller et andet ønsket sted hurtigst muligt. Derudover kan kunderne føje kameraovervågning af en byggeplads til projektbanken, så de kan overvåge, hvad der foregår på byggepladsen i realtid. SokoPro kan også tilgås på mobile enheder.
Det elektroniske tilbudsværktøj gavner ejendomsudviklere under kontraktberegninger
Det er nemt at indsende kontraktberegningsmateriale, og kunderne kan enten selv gøre det, gøre det i samarbejde med Grano eller købe det som en tjeneste. Tilbudsværktøjet reducerer kopieringsomkostninger ved at eliminere unødvendige papirtegningsbestillinger. I SokoPro gemmes kontrakttegninger et andet sted end planlæggernes tegninger, eftersom kontrakttegninger ikke kan ændres under kontraktberegning. Ejendomsudvikleren definerer hvilke brugere, der har ret til at foretage ændringer af kontraktberegningsmateriale. Normalt er det kun ejendomsudvikleren, der har disse rettigheder, hvilket sikrer, at materialet forbliver uændret gennem beregningens varighed. Ejendomsudvikleren kan nemt tilføje ændringer og ændre kontrakttider, og informationen og ændringsfilerne leveres til regnemaskiner med et enkelt tryk på en knap.
Tilbudsværktøjet giver brugere mulighed for at oprette links til aktiver, som kan kopieres til andre tjenester uden begrænsninger af filstørrelse. Tilbudsværktøjet er også en fremragende hjælp på arbejdssteder, så formænd kan tilbyde underentreprenører, hvilket kan reducere byggefirmaets kopieringsomkostninger betydeligt. Underentreprenører kan downloade de relevante filer og bestille papirformater ved hjælp af bestillingsknappen i anmodningen om tilbud. Tilbudsværktøjet giver dig også mulighed for nemt at overvåge, om der er nok entreprenører på stedet, og afgøre, om der modtages tilbud, eller om der er en ny anmodning på vej. Dette er meget vigtigt på byggepladser, eftersom det er altafgørende at holde planen.
Tilbudsværktøjet er også nyttigt til at erhverve underentreprenører, da underentreprenørers kontaktinformation gemmes i banken til fremtidig brug. Systemet gør det også muligt for dig at oprette links til filerne og tilføje dem i dit eget system eller i en e-mail. En enkelt projektbank har også plads til adskillige steder. Byggefirmaer kan også anvende SokoPros tilbudsværktøj til at tilbyde underentreprenører.
SokoPro er også en fantastisk hjælp inden for ejendomsvedligeholdelse
SokoPro er et fantastisk værktøj til ejendomsvedligeholdelse og dokumentopbevaring. Oprettelsen af en ejendomsdatabank starter med en gennemgang af papirarkivmapper og digitaliseringen af tegninger. Derefter navngives og uploades tegninger til SokoPro-arkivbanken af stedet. Den samme bank kan indeholde flere steder uden begrænsninger. På denne måde kan du opbevare tegningerne, tilladelserne og papirerne for alle dine ejendomme på ét sted. Projektbankens fremragende søgefunktioner gør det nemt at finde de rette tegninger eller andre dokumenter. Ejendomsadministratorer kan også bruge tilbudsværktøjet til nemt at anmode om tilbud for ting som vinduesudskiftningskontrakter. Små ejendomsreparationer er også nemme at gå i gang med, når alle de nødvendige aktiver altid er tilgængelige på det samme sted.
Informationsudvikling har forandret sig en del inden for 25 år, men SokoPro har holdt sig ajour og udvikler fortsat selv i dag. Produktet er blevet, og bliver stadigvæk, udviklet i samarbejde med kunder.
Forfatteren har over 10 års erfaring inden for forskellige processer af SokoPros produktion, ud over at have bidraget til udviklingen af forskellige elektroniske tjenester. Han arbejder p.t. i SokoPros udviklingsafdeling og yder teknisk support til salgsafdelingen.