Wie hat sich die Datenspeicherung in der Baubranche im Lauf der letzten 25 Jahre verändert? Und wie hat SokoPro die Arbeitsmethoden verändert? In diesem Blog berichtet Janne Vänskä, der seit langer Zeit für SokoPro arbeitet, über die Entwicklung der Datenspeicherung in den letzten Jahrzehnten.
In der Vergangenheit wurden Bauzeichnungen zusammen mit Bauverträgen in Ablagefächern an den Wänden einer Druckerei aufbewahrt. Wenn die Zeichnungen geändert werden mussten, wurden sie zusammengerollt und in das Konstruktionsbüro gebracht, wo sie auf das Reißbrett des Planers gespannt wurden. Nachdem die erforderlichen Änderungen durchgeführt worden waren, wurden die Zeichnungen abgeholt, kopiert und an die relevanten Projektbeteiligten verteilt.
Die Ablagefächer der Druckerei fungierten als kleine manuelle Projektdatenbank, wobei die Zeichnungen in Fächern für die jeweiligen Verträge aufbewahrt wurden. Einige Jahre später wurden die Pläne als Computerdateien auf Disketten und Festplatten gespeichert.
Heutzutage werden Dateien in projektspezifischen Verzeichnissen der SokoPro-Projektdatenbank gespeichert. Die Funktionen der Projektdatenbank erleichtern die Kommunikation zwischen den Planern, da alle vorgenommenen Änderungen sofort für alle sichtbar sind. Die Benutzer erhalten automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen oder das Hinzufügen neuer Bilder. Die Benutzer können auch die Ordner definieren, für die sie Benachrichtigungen erhalten möchten. In den Projektdatenbanken werden zudem Datensätze zu allen Ereignissen, Bestellungen und Aktionen gespeichert, sodass die Projektüberwachung einfacher als jemals zuvor ist.
Durch die automatische Bestellung von Kopien wird die Arbeit der Planer erheblich vereinfacht
Automatische Bestellungen werden in der Regel vom Kunden aufgegeben, und auch diese Funktion kann in Zusammenarbeit mit einem Grano-Experten durchgeführt oder als Service erworben werden. Wenn Zeichnungen in die Projektdatenbank hochgeladen werden, wird automatisch eine Bestellung an die Druckerei gesendet. Die Bestellung wird automatisch an unsere Produktionsabteilung übertragen. Anschließend liefern wir die Zeichnungen so schnell wie möglich an die Baustelle oder an einen anderen gewünschten Ort. Zusätzlich können die Kunden eine Überwachung durch Bauplatzkameras zur Projektdatenbank hinzufügen, sodass sie die Vorgänge an der Baustelle in Echtzeit überwachen können. Auf SokoPro kann auch über Mobilgeräte zugegriffen werden.
Das elektronische Ausschreibungs-Tool unterstützt Bauträger bei Vertragsberechnungen
Die Übermittlung von Vertragsberechnungsunterlagen ist einfach. Die Kunden können dies selbst oder in Zusammenarbeit mit Grano durchführen oder die Funktion als Service erwerben. Das Ausschreibungs-Tool verringert die Kopierkosten, da unnötige Bestellungen von Zeichnungen auf Papier entfallen. In SokoPro werden Vertragszeichnungen in anderen Verzeichnissen als die Zeichnungen der Planer gespeichert, da Vertragszeichnungen während der Vertragsberechnung nicht geändert werden dürfen. Der Bauträger definiert, welche Benutzer berechtigt sind, Änderungen an Vertragsberechnungsunterlagen vorzunehmen. Normalerweise verfügt nur der Bauträger über diese Berechtigung. Dies stellt sicher, dass die Unterlagen während der Berechnung unverändert bleiben. Der Bauträger kann auf einfache Weise Korrekturen vornehmen und Vertragszeiten ändern. Die Informations- und Korrekturdateien werden mit einem Mausklick an Rechner übermittelt.
Mit dem Ausschreibungs-Tool können die Benutzer Links zu Ressourcen erstellen, die ohne Dateigrößenbeschränkungen in andere Services kopiert werden können. Das Ausschreibungs-Tool ist auch eine hervorragende Hilfe auf Baustellen, da es Polieren das Einholen von Angeboten bei Unterauftragnehmern ermöglicht. Dadurch lassen sich die Kopierkosten der Baufirma erheblich senken. Die Unterauftragnehmer können die relevanten Dateien herunterladen und mit der Bestell-Schaltfläche in der Ausschreibung direkt Papierausdrucke bestellen. Mit dem Ausschreibungs-Tool können Sie auch einfach überwachen, ob genügend Unterauftragnehmer auf der Baustelle sind, und bestimmen, ob Angebote empfangen werden oder ob eine neue Ausschreibungsrunde im Gange ist. Dies ist auf Baustellen äußerst wichtig, da der Terminplan unbedingt eingehalten werden muss.
Das Ausschreibungs-Tool ist auch für die Gewinnung von Unterauftragnehmern hilfreich, da ihre Kontaktinformationen zur zukünftigen Verwendung in der Datenbank gespeichert werden. Sie können auch Links zu den Dateien erstellen und sie dem eigenen System hinzufügen oder per E-Mail senden. Eine einzelne Projektdatenbank kann mehrere Baustellen umfassen. Bauunternehmen können mit dem Ausschreibungs-Tool von SokoPro auch Angebote von Unterauftragnehmern einholen.
SokoPro ist auch eine große Hilfe bei der Instandhaltung von Immobilien
SokoPro ist auch ein großartiges Tool für die Instandhaltung von Immobilien und die Dokumentenspeicherung. Am Anfang der Erstellung einer Immobiliendatenbank stehen die Überprüfung der Papierarchivordner und die Digitalisierung der Zeichnungen. Anschließend werden die Zeichnungen benannt und nach Baustelle in die SokoPro-Archivdatenbank hochgeladen. Eine Datenbank kann eine unbegrenzte Anzahl von Baustellen enthalten. So lassen sich die Zeichnungen, Genehmigungen und Unterlagen aller Immobilien an zentraler Stelle speichern. Mit den hervorragenden Suchfunktionen der Projektdatenbank lassen sich leicht die richtigen Zeichnungen und Dokumente finden. Immobilienverwalter können mit dem Ausschreibungs-Tool auch Angebote für Aufgaben wie z. B. das Ersetzen von Fenstern einholen. Kleinere Immobilienreparaturen können leicht in Angriff genommen werden, wenn alle erforderlichen Ressourcen stets an der gleichen Stelle verfügbar sind.
Die Informationsentwicklung hat sich in den letzten 25 Jahren stark verändert, SokoPro hat jedoch mit den Änderungen Schritt gehalten und entwickelt sich auch in Zukunft weiter. Das Produkt wurde und wird auch in Zukunft in Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt.
Der Autor verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung in unterschiedlichen Produktionsprozessen von SokoPro und war an der Entwicklung verschiedener elektronischer Prozesse beteiligt. Er arbeitet derzeit im Entwicklungsteam von SokoPro und bietet technischen Support für den Vertrieb.