Julkisia EU-hankintamenettelyjä koskevat lait edellyttävät, että tarjousten pyytämisen ja vastaanottamisen tulee tapahtua sähköisesti 18. lokakuuta lähtien. Lakimuutoksella pyritään muun muassa siihen, että julkisten hankintojen kilpailutus on EU-alueella tasapuolista kaikille. SokoPro-projektipankkia on kehitetty vastaamaan lainsäädännön vaatimuksiin.
SokoPro tarjoaa alustan tarjouspyyntöjen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Järjestelmää on päivitetty siten, että se täyttää julkisen hankintalain vaatimukset. SokoProssa voi muun muassa lukita sähköiset tarjoukset ja määrittää niiden avaamisajankohdan sekä hallinnoida tarjouspyyntöaineistoja.
– Lisäksi ohjelma lähettää kaikki viestit sekä ilmoitukset suomeksi ja englanniksi. Näin varmistamme tasapuolisuuden, toteaa SokoPron järjestelmäasiantuntija Rasmus Vainio.
Myös tietoturvalla on osansa hankintojen tarjouspyyntöprosesseissa. Tarjouspyyntöön vastaavien yritysten nimien tulee pysyä salassa hankintapäätökseen saakka, eikä tietovuotoja saa tulla. SokoProlle onkin myönnetty tietoturvakonsultointiyhtiö Nixu Oy:n sertifikaatti osoituksena korkeasta tietoturvatasosta.
Sisäänrakennettu ja automaattinen tilaajavastuuhyväksyntä
SokoPron etuja kilpailutuksissa ovat sen massiivinen tallennustila sekä aineistojen jakaminen halutuille kohderyhmille helposti, tasapuolisesti ja samanaikaisesti.
– Palautteen perusteella asiakkaamme arvostavat nimenomaan sitä, että SokoProlla he pystyvät jakamaan isoja aineistoja vaivattomasti ja aikaa säästäen, Vainio sanoo.
Vaikka EU-hankinnat nyt edellyttävätkin sähköisiä järjestelmiä, voi asiakas edelleen tilata itselleen myös paperiset aineistot. Kaikki Granon kopiolaitokset on kytketty SokoProhon eli halutessaan asiakirjat saa latauspalvelun kautta printteinä omaan osoitteeseen toimitettuna.
Lisäksi SokoPron tarjouspyyntötyökaluun on integroitu tilaajavastuuhyväksyntä. Y-tunnuksen perusteella järjestelmä kertoo heti tarjouspyyntötyökalun käyttäjälle, jos tilaajavastuuasiat ovat kunnossa, ja tästä on myös raportti suoraan ladattavissa.
– Sähköisesti tehtävä kilpailutus on näkynyt meillä jo ennen lakimuutoksen voimaanastumista. SokoPron tarjouspyyntötyökalun myynti on kasvanut viime vuosina räjähdysmäisesti, Vainio toteaa.