I ett fabriksprojekt med namnet Flying Eagle 2 byggde Kotkamills förutom en kartongmaskin även nya verksamhetssätt. Inom projektet utformades grunderna för det nuvarande samarbetet mellan Kotkamills och SokoPro.
I början av 2016 började det hända saker i maskinhallen på produktionsanläggningen i Kotka, när den gamla pappersmaskinen för tidningspapper fick ge vika för en ny kartongmaskin. Ny teknologi och hållbara värden utgjorde kärnan i projektet Flying Eagle 2, som genomfördes av Kotkamills som tillverkar skogsindustriprodukter.
Projektet, som hade fått namnet Flying Eagle 2, innebar att produktionen tog en ny riktning, men var även ett krävande fabriksprojekt för Kotkamills. Världens största kartongmaskin inom sin bransch ska producera plastfria pappmuggar och förpackningskartong. På Kotkamills produktionsanläggning tillverkas förutom kartong även lamineringspapper, vilket innebar att en pappersmaskin skulle vara i gång vid sidan av rivnings- och byggarbetet i den gamla maskinhallen under hela projektet.
– – På konsultföretaget som gjorde den inledande planeringen var man van att använda SokoPro för insamling av material och utbyte av dokument. När beslutet om att genomföra projektet Flying Eagle 2 fattades beslöt vi oss för att använda SokoPro i hela projektet, berättar Risto Mikkola som övervakat installationen på Kotkamills.
Utmaningen i projektet var mängden användare och dokument, eftersom det fanns tiotals olika parter, från konsultbyrån till leverantörer och monteringsfirmor. SokoPro möjliggjorde hantering och distribution av dokument mellan parterna.
Under projektets gång var SokoPro dokumentbank för hundratals användare. Totalt lagrades uppemot 100 000 dokument i programmet under projektets gång.
– Det som underlättade arbetet var att dokumenten fanns tillgängliga i SokoPro när och var som helst. De senaste revisionerna kunde även öppnas på fältet med en surfplatta, berömmer Mikkola.
Tack vare SokoPros projektkalender fanns tidpunkterna för alla händelser i en gemensam kalender. Sådana var till exempel säkerhetsutbildningarna för entreprenörerna. Arbetarskyddet säkerställdes även med hjälp byggplatsskyltar, som hade producerats tillsammans med Grano.
De egentliga anskaffningarna av utrustning gjordes på traditionellt sätt, men när de mindre anskaffningarna började hopa sig förstod Kotkamills behovet av ett anbudsverktyg.
– – Anbudsverktyget underlättade anskaffningarna, eftersom alla anbud fanns på samma ställe istället för att de skulle ha fyllt e-posten. Vi kunde även följa upp huruvida leverantörerna hade läst anbuden, berättar man på Kotkamills.
Om Flying Eagel 2 var krävande som byggprojekt för Kotkamills, så var det ett unikt samarbete även för SokoPro. Jämfört med traditionellt husbyggande var antalet planerare och leverantörer många gånger fler och antalet dokument enormt.
– Eftersom det fanns många parter hade mappstrukturen och metadata i dokumentbanken en viktig roll. De skräddarsyddes i början av och under projektet för att passa fabriksprojektet, berättar Granos Area Sales Director Janne Partanen.
Anbudsverktyget fanns ursprungligen endast på finska, men SokoPro gjorde en version på engelska för Kotkamills. Därmed kunde det användas för internationella upphandlingar. Enligt Partanen har anpassningsbarheten alltid varit SokoPros trumfkort, och därför var det viktigt för Sokopro att reagera på kundens behov och utveckla programmet utan att äventyra dess funktion. Han tror att den obrutna kontakten skapade förtroende inom kundrelationen.
– Vi måste ge SokoPro beröm för att de har uppfyllt våra önskemål så långt som det tekniskt sett har varit möjligt. Kontakten har varit god, och våra behov har beaktats, säger Mikkola.
Kotkamills nya kartongmaskin startades i juli 2016, men det betydde inte att samarbetet mellan SokoPro och Kotkamills tog slut. Tvärtom förändrade dokumentbanken som användes under projektet fabrikens verksamhetssätt enligt Mikkola.
– För oss innebar användningen av SokoPro ett nytt sätt att hantera dokument. Tidigare sparades projektdokument på företagets gemensamma server. Nu samlas informationen på ett centraliserat sätt i ett och samma system, där den är lätt att hitta, säger Mikkola.
Enligt Partanen var Kotkamills fabriksprojekt en viktig lärprocess för SokoPro, och lärdomarna kommer även att beaktas i utvecklingen av den nya versionen av programmet. Efter att Flying Eagle 2 avslutades har samarbetet finslipats och omfattar nu den fortsatta användningen och produktionsanläggningens normala verksamhet.
– Så nöjda är vi att vi alltjämt använder programmet. På fabriksområdet tar reparations- och förnyelseprojekten aldrig slut. I dag distribueras projektinformationen med hjälp av SokoPro, där användarna enkelt hittar den. Samtidigt undviker vi att e-posten fylls, summerar Mikkola.
