Rakennus- ja kiinteistöalan hankintaprosessiin liittyy yleensä paljon asiakirjoja. SokoPron SokoBid–tarjouspyyntötyökalun avulla saat asiakirjat, tarjouspyynnöt ja viestinnän järjestykseen niin julkisissa hankinnoissa kuin pienemmissäkin kilpailutuksissa.
SokoPron Customer Success Manager Janne Vänskä on työskennellyt alalla yli 30 vuotta, ja nähnyt aineistohallinnan koko kaaren aina manuaalisista kilpailutuksista digitaaliseen aineistonhallintaan. “SokoPron tarjouspyyntötyökalu, SokoBid, on markkinoiden kätevin ja kokonaisvaltaisin työkalu kaikenkokoisten hankintojen kilpailuttamiseen niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla”, kuvailee Janne. “Tässä TOP5 syytä valita SokoBid.”
1.Selkeä rakenne, joka helpottaa dokumentaatiota
SokoProssa asiakirjat on tallennettu selkeään ja yksinkertaiseen rakenteeseen, josta asiakirjat on helppo ja nopea kopioida tarjouspyyntötyökaluun. Voit tuoda tiedostoja myös omalta koneelta. Aineiston määrälle ei ole rajoitteita verrattuna esimerkiksi sähköpostiin, vaan tarjoajat pääsevät aineistoon kiinni suoraan linkin kautta.
Jokaiseen tarjouspyyntösalkkuun voi jakaa oikeudet valituille henkilöille, joten hän näkee vain itseään koskevat kilpailutukset.
2.Kutsut, päivämäärät ja tarjouspyynnöt helposti hallittavissa
Voit kutsua tarjouspyyntöön mukaan yritykset, joilta toivot tarjousta. Kun tarjouspyyntö julkaistaan, niin kaikki kutsutut saavat tarjouspyynnön samanaikaisesti sähköpostilla, mutta he eivät näe muita tarjouspyyntöön osallistuvia yrityksiä.
Tiedostoraportista voi tarkistaa, että kaikki tarpeellinen aineisto on varmasti mukana kilpailutuksessa. Voit myös päättää, miten haluat tarjouksen, joko SokoBidiin tai esimerkiksi sähköpostilla. Tarjouksia voi jättää asettamaasi määräpäivään asti.
3.Lisäkirjeet ja viestit
Tarjouskilpailun aikana voi olla tarpeen antaa hankintaa koskevia lisäyksiä ja tarkennuksia. Lisäyksistä on helppo tehdä lisäkirje, joka lähetetään kaikille laskijoille.
SokoBidin Viestit-osio mahdollistaa myös viestien lähetyksen laskijoille.
4.Kysymykset ja vastaukset
Tarjoajat voivat esittää laskennan aikana hankintaa koskevia kysymyksiä määräaikaan mennessä. Kysymykset ja niiden vastaukset julkaistaan asetettuna ajankohtana automaattisesti kaikille osallistujille.
5.SokoBid-tarjouspyyntötyökalu osana hankintajärjestelmää
Kilpailutuksia varten voit myös kopioida linkin SokoBidin tarjouspyynnöstä toisiin hankintajärjestelmiin. Linkistä tarjoajat pääsevät ilmoittautumaan tarjouspyyntöön ja sitä myötä pääsyn laskenta-aineistoon. Tarjoajilla on käytössään oma tarjoajan portaali, jossa he näkevät keskitetysti kaikki kilpailutukset, joissa he ovat mukana. Portaalin kautta voidaan jättää tarjous, esikatsella erilaisia tiedostomuotoja sekä ladata aineisto sähköisenä tai tehdä piirustustilauksia.
Tarjouspyyntötyökalulla teet onnistuneesti kaikenlaiset hankinnat, kuten julkiset ja suljetut tarjouspyynnöt.
Miksi SokoBid?
- Aineiston kerääminen on helppoa: Laskenta-aineiston voi kerätä helposti olemassa olevasta projektista tai omalta koneelta ja kilpailuttaa.
- Tiedonhallinta on hallinnassa keskitetysti alusta alkaen sen sijaan, että se olisi hajallaan eri sähköposteissa ja erilaisissa pilvitallennusjärjestelmissä. Selkeä näkymä hankkeen historiaan on erityisen tärkeää.
- Rajaton tallennustila tiedostoille
- SokoBidissa sekä tarjoajan portaalissa on helppo tarkastella ja näyttää IFC-malleja suoraan ohjelmistossa. Voit tarkastella koko IFC-mallia ja yhdistellä eri suunnittelualojen malleja.
- Useat tiedostotyypit kuten Office, pdf ja DWG ovat esikatseltavissa suoraan SokoBidissä ja tarjoajan portaalissa. Jos tarvitaan piirustustulosteita, niistä voi tehdä helposti kopiotilauksen.
- Näkymä käyttäjiin: Näet henkilöt, jotka ovat vierailleet tarjouspyyntötyökalussa ja mitä tietoja he ovat katsoneet.
- Sopimusmateriaali on helppo kerätä urakkalaskenta-aineistosta.
- Aineisto säilyy ja on turvassa niin kauan kunnes se poistetaan.