SokoPron Kiinteistöpankki on palvelu kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden asiakirjojen ja projektien hallintaan. SokoPron Account Executive Ilona Huuhtanen kertoo, miksi Kiinteistöpankki on asunto-osakeyhtiön luotto-ohjelmisto.
Kiinteistöjen hallintaan liittyy valtavasti “paperisotaa”. Kiinteistöpankissa tiedostot säilyvät yhdessä paikassa suunnittelusta ylläpitoon: jokaiselle remontille, rakennukselle tai asunnolle voi luoda ohjelmistoon oman projektinsa. Näin kaikki asiakirjat ja tiedostoversiot jäävät talteen yhdelle alustalle koko taloyhtiön elinkaaren ajaksi.
Mitä enemmän tietoa, sitä enemmän ennustettavuutta
Paperiset arkistot aiheuttavat tietoturvariskejä, ja asiakirjojen puuttuminen vaikeuttaa urakointia ja asuntokauppaa. Digitaaliset ratkaisut parantavat dokumenttien hallintaa ja läpinäkyvyyttä.
“Tilanteessa, jossa yhtiön asiakirja hallinta on pitkään ollut huonolla tolalla eikä dokumentaatio ole ajantasainen voidaan todeta asunnon ostajan näkökulmasta, ettei yhteisö ole houkutteleva. Yhtiön nykyinen maine on juuri niin hyvä, kuin on sen korjaushistoria ja huolenpidon todennettavuus niin taloudellisesta, kuin fyysisestä kunnosta katsottuna.”, Huuhtanen kertoo. On tärkeää, että uusin tieto on aina käytettävissä, mutta myös asiakirjojen vanhat versiot pitää olla tallella. Kaikki taloyhtiön tieto on tärkeää tietoa, sillä ilman niitä operointi on hyvin vaikeaa.
”Esimerkiksi kiinteistövälitysliike ei voi julkaista asunnosta myynti-ilmoitusta, jos kaikkia lain vaatimia asiakirjoja ei ole. Urakoitsija ei myöskään anna tarjousta, jos tarjouksen jättämiseen vaadittavia asiakirjoja tai piirustuksia aiemmista remonteista ei löydy. Mitä enemmän on tietoa, sitä enemmän on myös ennustettavuutta”, pohtii Huuhtanen.
Kaikki dokumentaatio tallessa ja turvassa
Oman Kiinteistöpankin käyttö mahdollistaa tietojen hallinnan ja valvonnan. Samalla se säilyttää läpinäkyvyyden ja luottamuksen taloyhtiön, isännöitsijän ja muiden sidosryhmien välillä. Kaikki tarvittava tieto on yleensä helposti saatavilla, jos isännöitsijä on pitkäaikainen, mutta tilanteet voivat vaihdella.
“Tämän takia on tärkeää, että taloyhtiö pystyy itse hallitsemaan omia asiakirjojaan ja kaikkia arkistoja. On myös taloyhtiön päätös, kenet se kutsuu Kiinteistöpankkinsa käyttäjäksi. Kiinteistöpankkiin voi luoda erilaisia profiileja, esimerkiksi isännöitsijälle, taloyhtiön hallitukselle ja osakkaille”, sanoo Huuhtanen.
Kiinteistöpankki on harkittu teko kohti digitalisaatiota
Jokainen taloyhtiö on organisaatio, jolla on yksilölliset tarpeet, joten SokoPro räätälöi jokaiselle yhtiölle oman palvelun. Kiinteistöpankin hinnoittelu perustuu huoneistojen määrään ja mahdollisiin ohjelmiston lisäosiin.
Ohjelman käyttöönoton nopeus riippuu siitä, miten paljon yhtiöllä on digitoitavaa materiaalia. Jos materiaali on valmiina, käyttöönottoon menee vain 1–3 vuorokautta. Grano Oy:n kautta myös mahdollinen aineiston digitointi onnistuu jouhevasti.
“Ohjelma demotaan huolellisesti aina ennen käyttöönottoa. Lähtökohtaisesti jokaiselle yhtiölle räätälöidään oma “paketti”. Sanonkin aina, että Kiinteistöpankki ei ole taloyhtiölle taloudellinen riski vaan harkittu teko kohti digitalisaatiota”, kannustaa Huuhtanen.
SokoPron Ilona Huuhtanen antoi maaliskuussa 2024 järjestetyssä webinaarissa vinkkejä Kiinteistöpankin käyttöön kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden koko elinkaaren ajan. Katso koko webinaaritallenne täältä!