SokoPros Fastighetsbanken är en tjänst för hantering av dokument och projekt som rör fastigheter och bostadsaktiebolag. SokoPros Account Executive Ilona Huuhtanen berättar varför Fastighetsbanken är den betrodda husbolagsprogramvaran.
Det finns en enorm “pappersexercis” kring fastighetsförvaltning. Fastighetsbanken samlar alla filer på ett ställe från planering till underhåll: i programvaran kan man skapa ett eget projekt för varje renovering, byggnad eller bostad. På så sätt bevaras alla dokument och filversioner på en enda plattform under husbolagets hela livscykel.
Ju mer information, desto mer förutsägbarhet
Pappersarkiv medför datasäkerhetsrisker, och entreprenader och bostadsaffärer försvåras när det fattas dokument. Digitala lösningar förbättrar dokumenthanteringen och transparensen.
”I en situation där det länge varit dålig ordning på bolagets dokumenthantering och dokumentationen inte är uppdaterad kan bostadsköparens intresse för företaget svalna. Bolagets rykte är bara så bra som dess reparationshistorik och omsorgens verifierbarhet med tanke på såväl ekonomiskt som fysiskt skick”, säger Huuhtanen.
Det är viktigt att den senaste informationen alltid finns tillgänglig, men gamla versioner av dokument måste också bevaras. All husbolagsinformation är viktig eftersom det är mycket svårt att operera utan den.
”Fastighetsförmedlaren kan till exempel inte publicera en säljannons, om man inte har alla lagstadgade dokument som rör bostaden. Entreprenörer kommer inte att lämna anbud, om nödvändigt anbudsunderlag eller ritningar från tidigare renoveringar inte hittas. Ju mer information som finns, desto mer förutsägbart blir det”, påpekar Huuhtanen.
All dokumentation i tryggt förvar
En egen Fastighetsbank möjliggör hantering av informationen och tillsyn. Samtidigt upprätthålls transparensen och förtroendet mellan husbolaget, disponenten och andra intressenter. Om disponenten är långvarig finns oftast all behövlig information lätt tillgänglig, men situationerna kan variera.
”Därför är det viktigt att husbolaget kan hantera sina dokument och alla arkiv själv. Det är också upp till husbolaget att besluta om vem som inbjuds att använda den egna Fastighetsbanken. I Fastighetsbanken kan man skapa olika profiler, till exempel för disponenten, styrelsen och aktieägarna”, säger Huuhtanen.
Fastighetsbanken är ett medvetet steg mot digitalisering
Varje husbolag är en organisation med individuella behov, så SokoPro skräddarsyr en tjänst för varenda bolag. Prissättningen av Fastighetsbanken utgår från antalet lägenheter och eventuella tillägg i programvaran.
Hur snabbt ibruktagningen av programmet går beror på hur mycket material företaget har att digitalisera. Om materialet är färdigt tar det bara 1-3 dagar att komma igång. Genom Grano Oy kan även eventuell digitalisering av materialet ske på ett smidigt sätt.
”Programmet demokörs alltid noga innan det tas i bruk. I princip skräddarsys ett eget ”paket” för varje bolag. Jag brukar alltid säga att Fastighetsbanken inte är någon ekonomisk risk för husbolaget, utan ett medvetet steg mot digitalisering”, sammanfattar Huuhtanen.
På ett webbinarium i mars 2024 tipsade Ilona Huuhtanen från SokoPro om hur Fastighetsbanken kan användas under fastigheters och bostadsaktiebolags hela livscykel. Se hela inspelningen av webbinariet här!