Hur har informationslagring i byggbranschen förändrats under de senaste 25 åren? Och hur har SokoPro ändrat på hur arbetet blir gjort? I sin blogg talar Janne Vänskä, som har arbetat med SokoPro under en lång tid, om övergången från disketter till den digitala eran.
Tidigare lagrades byggnadsritningar relaterade till byggkontrakt i fack på väggarna i en kopieringslokal. När man behövde ändra på ritningarna fördes de till planeringskontoret där de rullades upp på den planeringsansvariges ritbord. Efter alla nödvändiga ändringar utförts tog man ritningarna och kopierade och distribuerade dem till alla relevanta projektparter.
Kopieringslokalens fack fungerade som en slags manuell projektbank i liten skala där ritningar lagrades på kontraktspecifika platser. Ett antal år senare började planer lagras som datorfiler på disketter och hårddiskar.
I dag lagras filer i projektspecifika kataloger i SokoPros projektbank. Projektbankens funktioner underlättar kommunikationen mellan de planeringsansvariga eftersom eventuella ändringar som görs är genast synliga för alla. Användarna får även automatiska meddelanden om ändringar per e-post och när nya bilder läggs till. Användarna kan dessutom ange vilka mappar de önskar att ta emot meddelanden för. Projektbankerna registrerar även alla händelser, beställningar och åtgärder, vilket gör projektövervakning lättare än någonsin!
Automatisk beställning av kopior underlättar den planeringsansvariges arbete avsevärt.
Automatiska beställningar placeras vanligtvis av kunden och t.o.m. denna tjänst kan genomföras i samarbete med en Grano-expert eller köpas som en tjänst. En automatisk beställning skickas till kopieringslokalen när ritningar laddas upp till projektbanken. Beställningen skickas automatiskt till vår produktionsavdelning och efter det levererar vi ritningarna så snart som möjligt till arbetsplatsen eller ett annat valfri ställe. Utöver detta kan kunder lägga till kameraövervakning av arbetsplatsen till projektbanken som låter dem övervaka arbetsplatsen i realtid. SokoPro kan även nås på mobila enheter.
Det elektroniska anbudsverktyget ger många fördelar för fastighetsutvecklare vid kontraktberäkningar
Det är enkelt att skicka in kontraktberäkningsmaterial och kunderna kan antingen göra det själva, i samarbete med Grano eller köpa det som en tjänst. Anbudsverktyget minskar kopieringskostnader genom att eliminera onödiga beställningar av ritningar i pappersformat. I SokoPro lagras kontraktritningar på ett annat ställe än den planeringsansvariges ritningar eftersom kontraktritningar inte kan ändras vid kontraktberäkningar. Fastighetsutvecklaren anger vilka användare som har rätt att göra ändringar i kontraktberäkningsmaterialet. Vanligtvis har bara fastighetsutvecklaren dessa rättigheter vilket säkerställer att materialet hålls oförändrat under kontraktberäkningen. Fastighetsutvecklaren kan enkelt lägga till ändringar och ändra kontrakttider, och informationen och de ändrade filerna skickas till beräknare med ett knapptryck.
Anbudsverktyget låter användare skapa länkar till tillgångar som sedan kan kopieras till andra tjänster utan filstorleksbegränsningar. Anbudsverktyget är även till stor hjälp på arbetsplatser där det låter förmän begära anbudsinfordringar av underleverantörer, vilket kan minska byggföretagets kopieringskostnader avsevärt. Underleverantörer kan ladda ner relevanta filer och beställa papperskopior direkt med hjälp av beställningsknappen som ingår i begäran om anbud. Anbudsverktyget låter dig även enkelt kontrollera om det finns tillräckligt med entreprenörer på arbetsplatsen och fastställa om anbud tas emot eller om en ny omgång begäranden är på sin plats. Detta är väldigt viktigt på arbetsplatser eftersom att hålla tidsramen är av avgörande betydelse.
Anbudsverktyget är även användbart för förvärv av underleverantörer eftersom underleverantörernas kontaktuppgifter sparas i banken för framtida användning. Systemet låter dig även skapa länkar till filer och lägga dem till ditt eget system eller e-post. En enda projektbank kan även innehålla flera arbetsplatser. Byggföretag kan även utnyttja SokoPros anbudsverktyg för att begära anbud av underleverantörer.
SokoPro är även till stor hjälp vid fastighetsförvaltning
SokoPro är även till stor hjälp vid fastighetsförvaltning och dokumentlagring. SokoPro är även ett utmärkt verktyg för fastighetsunderhåll och dokumentlagring. Därefter namnges ritningarna och laddas upp till SokoPros arkivbank enligt arbetsplats. Samma bank kan innehålla flera arbetsplatser utan begränsningar. På så sätt kan du lagra ritningar, tillstånd och papper för alla dina fastigheter på ett ställe. Projektbankens utmärkta sökfunktioner gör det enkelt att hitta rätt ritningar eller andra dokument. Fastighetsförvaltare kan även använda anbudsverktyget för att enkelt begära anbud för sådant som fönsterutbyteskontrakt. Fastighetsreparationer i liten skala är även enkla att starta när alla nödvändiga tillgångar alltid är tillgängliga på samma ställe.
Informationsutveckling har förändrats mycket på 25 år, men SokoPro har följt med sin tid och fortsätter att utvecklas än idag. Produkten har utvecklats, och utvecklas fortfarande, i samarbete med kunder.
Skribenten har över 10 års erfarenhet av de olika processerna i SokoPros produktion och utöver detta har han bidragit till utvecklingen av olika elektroniska tjänster. Han arbetar för närvarande i SokoPros utvecklingsteam och ger teknisk support till säljavdelningen.